Электронный документооборот - внедрение системы

Максим ЗолотухинНа вопросы журнала "IT-Менеджер" по теме внедрения системы электронного документооборота (СЭД) отвечает Золотухин Максим Вячеславович – ведущий специалист по внедрению 1С:Документооборот 8, ГК "СофтБаланс".

Какие требования к функционалу систем электронного документооборота чаще всего предъявляют ваши заказчики? Как эволюционировали эти требования в последние годы?

Когда в компаниях принимают решение о внедрении СЭД, то обычно предпосылками к этому служат следующие потребности:

  • урегулирование и контролирование потоков документов
  • исключение ошибок при работе с документами
  • контроль над доступом к той или иной информации
  • оптимизация работы сотрудников с потоками документов и информации

Соответственно и СЭД должна решать все эти задачи, а дальше - дело техники. Заказчики смотрят на масштабируемость системы, степень сложности настройки прав доступа, оценивают сложность/простоту внедрения, качество и полноту отображения их бизнес-процессов в системе.

Поработав чуть-чуть в системе, заказчики формулируют дополнительные требования. Например, возможность отобразить сложные бизнес-процессы, т.е. процессы, которые «вложены» друг в друга. Возможность перевода в текстовый файл отсканированного документа и т.д.

Таким образом, эволюция потребностей заказчика происходит, но уже постфактум, я бы назвал это расширением требований к системе.

Как, на ваш взгляд, последние законодательные изменения в области электронного документооборота повлияли на индустрию и на рынок СЭД? Как это отразилось на проектах, осуществляемых вашей компанией?

«1С:Документооборот 8» - довольно молодая система. Когда она выходила на рынок, о всех глобальных законодательных изменениях уже было известно, поэтому она разрабатывалась с учетом этих изменений. Именно это и делает сейчас ее лидером в данной области.

Заказчиков проектов по внедрению СЭД мы условно делим на две категории: тех, кто ведет свой документооборот в соответствии с нормами ГОСТА и федеральных законов об информации, и тех, кто не придерживается этих норм. В методологии нашей системы заложены и тот и другой вариант, поэтому особых трудностей на проектах мы не испытываем.

Какую подготовительную работу необходимо провести заказчику перед внедрением системы электронного документооборота? Какие подводные камни ожидают на этом пути и как их преодолеть?

Подготовка к внедрению СЭД состоит из двух блоков. Первый блок - это подготовка регламентов работы компании, т.е. изложение «на бумаге»: организационной структуры компании, положений в отделах, цепочки прохождения документов от и до, точек контроля, процессов согласования того или иного документа, прав и уровней доступа к документам и информации. Определение ответственных в своей компании за те или иные «точки» прохождения информации.

Второй блок - это самоорганизация. СЭД - это не учетная система, и непосредственного отношения к материальным ценностям она не имеет, поэтому очень важно подготовить своих специалистов к работе с ней. Под этим подразумевается и возможность участия специалистов компании непосредственно во внедрении, и возможность тщательного обучения персонала работе с системой.

Все это является базой для внедрения СЭД. Такая база позволит в значительной мере сократить издержки на внедрение электронного документооборота и в скором времени ощутить экономическую выгоду от внедрения.

Экономическая эффективность от внедрения СЭД – как ее грамотно посчитать до начала внедрения и преподнести руководителю?

Экономический эффект от внедрения в денежном выражении мы никогда не подсчитывали. Мы наблюдали увеличение скорости прохождения и обработки информации, повышение трудовой дисциплины, устранение пробелов в обработке тех или иных документов, а также изменения организационного устройства компаний либо отделов, устранение рисков потери информации и документов, облегчение поисков документов.

Руководство получает дополнительный инструмент для контроля исполнительской дисциплины и, в частности, сроков исполнения документов и договоров.

Каковы наиболее типичные ошибки и заблуждения компаний, возникающие в ходе внедрения СЭД?

В случаях, когда заказчики самостоятельно пытались внедрить СЭД, мы часто сталкивались с проблемой неправильно настроенных уровней доступа к информации: специалисты компании не могли обрабатывать, смотреть ту или иную информацию. Для избежания подобных проблем, мы все же рекомендуем внедрять СЭД с консультантами.

В каких случаях при внедрении СЭД имеет смысл привлекать внешних консультантов?

Когда речь идет о больших компаниях, сложном документообороте, гибкой настройке прав доступа, когда речь идет об организации файлового хранилища, о сложных бизнес-процессах с категоризацией документов и автоподставлением статусов.

Как правильно подготовить сотрудников компании к работе с новой системой электронного документооборота, чтобы минимизировать возможные негативные факторы?

Залог успеха – обучение, т.е. не просто прохождение стандартного курса о возможностях системы, но и обучение работе именно на своем участке. Чем тщательнее обучение, тем меньше затраты на поддержку системы. Кроме того, необходимо обучить одного или нескольких специалистов компании навыкам администрирования системы, что также позволит сократить издержки на поддержку.

Как лучше внедрять СЭД – поэтапно и отдельными модулями, либо сразу? Когда оптимальным решением будет первое, а когда – второе?

Оба варианта внедрения имеют право на существование. Если речь идет о большой организации, в которой есть большое количество видов документов и их категорий, то, конечно, лучше внедрять поэтапно. Если же речь не идет об огромном количестве документов, то можно сразу установить систему и начать ей пользоваться.

Какую роль должен играть топ-менеджмент заказчика в ходе проекта по внедрению СЭД?

Как и в любом проекте - самую важную. Именно топ-менеджмент компании определяет, как будет проходить внедрение, кто составит рабочую группу со стороны заказчика. Если бизнес-процессы компании отличаются от предложенных в стандартном варианте программного продукта, то именно топ менеджмент компании определяет, как настроить систему в соответствии с положением в компании. Именно топ-менеджмент определяет уровни и права доступа к тем или документам.

Кроме того, активное участие топ-менеджмента компании во внедрении СЭД предотвращает попытки саботажа со стороны специалистов компании.

Отраслевые особенности заказчика при внедрении СЭД – насколько они важны и как их учесть?

Как я уже говорил, при внедрении СЭД важно, соответствует ваш документооборот нормам ГОСТА или федеральным законам, либо вы ведете его в соответствии с внутренними положениями.

СЭД фиксирует только факт необходимости проделать то или иное действие с информацией, он помогает контролировать сроки и исполнителей, но сама суть действия совершается в других программах. Поэтому при внедрении СЭД специфика предприятия не важна.

Внедренные проекты СЭД на базе "1С:Документооборот 8"


Возврат к списку